第一章  总则

第一条 为规范学生档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学生是指全日制在籍大专学生。

第三条 学生档案管理工作实行学院统一管理、教学系和部门分级负责的原则。学生工作部（处）负责学生档案统一收集、整理和保管，教学系和相关部门负责提供相关材料。

第四条 学生档案日常管理工作由学院分管学生工作领导负责，做到安全、保密、系统、完备。学生档案实行登记、定期审查和交接制度，学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续。

第二章 档案内容和要求

第五条 学生档案主要包括如下材料：

（一）高中（中职）教育阶段毕业生相关材料。一般应包括高中（中职）毕业生学业水平考试成绩、高中（中职）毕业生登记表、体检表、考生报名登记表、志愿卡、党（团）组织材料、档案袋等；

（二）高等学校学生登记表

（三）普通高校毕业生登记表；

（四）学生成绩单；

（五）毕业实习鉴定表或毕业论文；

（六）奖励和处分材料；

（七）组织材料。入党、入团申请书，入党、入团志愿书，入党积极分子考察表，政审材料，党员转正申请书，预备党员考察表，党、团等组织形成的其他材料；

（八）毕业证书复印件；

（九）毕业生就业通知书存根；

（十）其他应当归档的材料。

第六条 学生在校期间形成的档案材料要及时收集、整理。

第七条 档案材料必须完整齐全、真实可靠、表述清晰、书写规范、对象明确。只能用钢笔或碳素笔书写，不能使用复印件。

第八条 材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第三章 档案管理和组建

第九条 高等学校学生登记表由各教学系到学生工作部（处）领取（一人一份）。学生填好后，按班级收齐，统一交回学生工作部（处）保管。

第十条 高等学校毕业生登记表由各教学系到学生工作部（处）领取（一人两份）。学生填好后，签注班组和辅导员或班主任意见，按班级收齐交学院党政办公室盖章。一份交学生工作部（处）存入学生档案，一份交学院档案室存档。

第十一条 学生成绩单由教务处按班级提供。

第十二条 毕业实习鉴定表由各教学系部到教务处领取（一人两份）。学生实习结束，由实习单位盖章签注意见，教务处盖章后，一份交学生工作部（处）存入学生档案，一份交学院档案室存档。

第十三条 三好学生、优秀学生、优秀学生干部、优秀毕业生、处分材料等资料由学生工作部（处）提供。

第十四条 入团申请书、优秀团员、优秀团干部等共青团员资料由学院团委按班级提供。

第十五条 入党申请书、入党积极分子材料、毕业论文等由各教学系提供。

第十六条 毕业证书复印件由各教学系提供。

第十七条 毕业生就业通知书存根由招生就业处提供。

第十八条 毕业生档案封存后加盖学生工作部（处）公章。

第四章 档案查阅

第十九条 各教学系书记、主任、副书记、副主任、团总支书记、党政办公室主任、辅导员和班主任，可查阅本系、班级学生档案，其他人确因工作需要对本系学生档案进行查阅的，经该系党总支、支部书记批准后方可进行查阅，跨系查阅必须报请学生工作部（处）审批。公安、法院、检察机关、学生考取公务员的单位等相关人员查阅学生档案的，必须提交所在单位介绍信。查阅学生档案只能在学生档案存放房间内进行。

第二十条 查阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容，必须经学院分管学生领导同意后方可进行，复印件与原件核对无误后注明复印日期并加盖学生工作部（处）和学院公章，方能生效。

第二十一条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应学院分管学生工作领导同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第四章 档案转递

第二十二条  三年制大专学生原始档案（含高中（中职）毕业生学业水平考试成绩、高中（中职）毕业生登记表、体检表、考生报名登记表、志愿卡、党（团）组织材料、档案袋）由招生就业处于新生入学后一个月内按系、班级转交学生工作部（处）保管；五年制（大专阶段）学生的原始档案由各系于大专阶段一个月内按班级收齐后转交学生工作部（处）保管。

第二十三条 转出转入的学生档案材料必须填写交接单。

第二十四条 毕业学生档案原则上应通过邮政EMS转递，也可由接收单位派专人领取，必要时可派专人送达。原则上不允许自带。

第二十五条 毕业生离校两个月内完成档案材料的转递，统一按就业报到证上签发的单位地址转递。

第二十六条 学生毕业后需要暂时留存的档案，需经本人提出书面申请，可推迟到当年年底。留档期间档案需要转递，由学生本人或代办人凭《就业报到证》到学生工作部（处）办理。

第二十七条 转学学生凭转学手续到学生工作部（处）领取本人档案；专升本学生由教务处提供名单到学生工作部（处）领取本人档案。

第二十八条 因休学、服兵役、出国、志愿服务西部等原因保留学籍的学生，根据情况其档案可暂存于学院1-3年，保管期满将档案按有关要求进行转递。因退学、取消学籍或其他原因未保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案转回生源地。      

第二十九条 学生档案管理人员应长期保存档案转递手续。

第六章 附则

第三十条 本办法如与上级学生档案管理规定不一致时，以上级有关规定为准。

第三十一条 中专学生档案管理参照执行。

第三十二条 本办法自公布之日起施行，由学生工作部（处）负责解释。原《达州职业技术学院学生档案管理暂行办法》同时废止。

达州职业技术学院入学新生档案管理交接单

达州职业技术学院毕业学生档案管理交接单

达州职业技术学院

2020年3月6日